Définition
La priorité d’automatisation consiste à noter les processus candidats selon le volume, la variabilité, l’effort et le risque, afin qu’une capacité limitée aille au travail au meilleur rendement plutôt qu’à celui qui a crié le plus fort.
Pourquoi la première automatisation est généralement la mauvaise
La plupart des entreprises automatisent ce qui a suscité la plainte la plus bruyante. L’instinct est raisonnable et la méthode de sélection est mauvaise, parce que le processus le plus bruyant est rarement le plus coûteux. La fréquence l’emporte sur l’intensité : une tâche légèrement agaçante exécutée deux cents fois par semaine coûte bien plus qu’une tâche réellement pénible exécutée une fois par mois.
Bien choisir compte davantage qu’il n’y paraît, parce que le premier projet fixe le climat politique. Un projet qui fonctionne visiblement achète l’appui pour les cinq suivants. Un projet qui s’enlise rend chaque proposition ultérieure plus difficile, quel que soit son mérite.
Les quatre facteurs à noter
Le volume. Combien de fois par semaine cela se produit-il ? Ce facteur domine le calcul de rendement, et c’est celui qu’on estime le plus souvent de travers, à la baisse, parce que personne ne compte les petites interruptions.
La variabilité. Les étapes sont-elles identiques chaque fois ? Un travail très constant s’automatise à bas coût. Un travail truffé d’exceptions coûte cher et gagne souvent à être laissé de côté jusqu’à ce que le processus lui-même soit simplifié.
L’effort par occurrence. Les minutes par dossier, mesurées honnêtement, y compris le coût de changement de contexte, qui est réel et rarement compté.
La conséquence d’une erreur. Que se passe-t-il en cas d’erreur, et à quelle vitesse le sauriez-vous ? Des erreurs peu risquées et visibles font de bons premiers projets. Des erreurs risquées ou silencieuses exigent plus de contrôles, donc plus de temps et de coût.
Multipliez le volume par l’effort pour obtenir le gain. Pesez-le contre la variabilité et le risque pour obtenir la difficulté. Le meilleur premier candidat est élevé sur la première paire et faible sur la seconde, et ce n’est presque jamais le processus que les gens nomment en premier.
Les critères d’exclusion
Certains candidats devraient être retirés de la liste, quelle que soit leur note :
Personne ne l’a cartographié. Si les étapes vivent dans la tête de deux personnes qui ne s’entendent pas, vous avez un problème de cartographie des processus. L’automatiser fige la version de l’une d’elles.
Il est sur le point de changer. Une migration de système, une réorganisation ou une révision de politique dans les deux prochains trimestres signifie que vous automatiseriez quelque chose qui n’existera plus.
Le processus ne devrait pas exister. Un nombre surprenant de candidats sont des étapes ajoutées pour compenser un problème ailleurs. Régler la cause supprime le travail entièrement, ce qui vaut mieux que de l’automatiser.
Personne n’est responsable du résultat. Sans personne imputable, il n’y a personne pour définir le comportement correct ni pour remarquer que cela a cessé de fonctionner.
L’approche Automathing
Nous notons les candidats avant de cadrer la moindre construction, et nous comptons la fréquence délibérément parce que c’est le facteur le plus systématiquement sous-estimé. Nous cherchons aussi activement le quatrième critère d’exclusion, soit du travail qui n’existe que pour compenser un problème en amont, parce que supprimer un processus vaut toujours mieux que l’automatiser. Le premier projet que nous recommandons n’est généralement pas celui avec lequel le client est arrivé.
Foire aux questions
Par quel processus commencer ?
La tâche à plus haute fréquence et plus faible variabilité qui traverse au moins deux systèmes et dont les erreurs sont visibles et peu coûteuses à corriger. Dans la plupart des entreprises, c’est la saisie de données entre systèmes ou un rapport périodique assemblé à la main. C’est rarement le processus qui a déclenché la conversation.
Comment mesurer le coût actuel d’un processus manuel ?
Chronométrez-le correctement plutôt que de demander des estimations : les durées autodéclarées sont systématiquement fausses, dans les deux sens. Multipliez les minutes par dossier par le volume hebdomadaire et par le coût horaire chargé, puis ajoutez les coûts cachés : la reprise en cas d’erreur, le délai pendant lequel les dossiers attendent en file, et la taxe de changement de contexte des interruptions.
Faut-il automatiser un processus qu’on prévoit modifier ?
Non. Attendez le changement, cartographiez le nouveau processus, puis automatisez. Automatiser quelque chose qui sera remplacé dépense de l’effort sur un système à date de péremption connue et complique souvent la migration.
Combien de processus automatiser à la fois ?
Un seul, jusqu’à ce qu’il fonctionne et soit mesuré. Une livraison séquentielle produit un résultat visible plus vite et vous apprend des choses sur l’accès aux données, les exceptions et qui possède réellement quoi, autant d’éléments qui rendent chaque projet suivant moins cher. Des projets d’automatisation menés en parallèle dans une entreprise qui n’en a jamais fait ont tendance à se terminer ensemble, en retard.